Vi behandlar kund- och hyresgästinformation för att skapa, hantera, utveckla och underhålla kund- och hyresgästrelationen, säkerhetsrelaterade frågor och kommunicera kring dessa, tillhandahålla tjänster, kund- och hyresgästkommunikation, skicka nyhetsbrev, anordna evenemang, utvärdera kundupplevelse, sammanställa statistik, identifiering av kundens och hyresgästens användare, användarhantering, felsökning av elektroniska tjänster, betalningar och deras kontroll, utveckla affärs- och kundservice, hantera klagomål och reklamationer, försvara sig mot anspråk och för redovisnings- och andra rättsliga skyldigheter. Dessutom används personuppgifter för direktmarknadsföring av den personuppgiftsansvarige och dess koncernbolag (inklusive elektroniska nyhetsbrev), målinriktning och profilering av online annonsering samt för design och utveckling av den personuppgiftsansvariges produkter och tjänster.
Vi behandlar uppgifter om kunder och hyresgäster för att uppfylla våra berättigade intressen som härrör från det avtal och samarbetsförhållande vi har med företaget som personen företräder. I vissa fall kan vi även behandla personuppgifter om företrädare för våra potentiella kunder som vi ännu inte har ingått avtal med eller upprättat en kundrelation med eller som vi tidigare har haft ett avtal eller en kundrelation med. Behandlingen av nämnda data baseras på vårt berättigade intresse att utforska och förstå potentiella kunder, att kommunicera med dem och att utveckla vår kund- och marknadsintelligens. Baserat på vårt berättigade intresse och, om så krävs, samtycke, kan vi använda personuppgifter för marknadsföring, direktmarknadsföring, förfrågningar, marknadsundersökningar och andra adresserade utskick.
KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN
Kunder och hyresgäster av affärslokaler:
kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel
information om företaget som den registrerade företräder samt dess plats
information om de företag som den registrerade tidigare representerat och hans/hennes tidigare titlar, om den registrerade har bytt företag/position efter att hans/hennes uppgifter har samlats in för första gången i våra system
information om marknadsföringsförbud och samtycken
information lämnad av den registrerade i anmälningsformulär för Citycons evenemang eller kampanjer
Användarnamn och lösenord för elektroniska tjänster
Hyresgäster i bostäder:
kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress
annan information, såsom personnummer, kreditupplysningar
VAR VI SAMLAR IN PERSONUPPGIFTERNA
Våra ordinarie informationskällor är den information som ges vid förberedelse och avtalets ingående samt under kund- och hyresförhållandet.
Vi samlar in information till vårt register direkt från våra kunder och hyresgäster eller deras representanter, från hyresavtal och Citycon Portal. Information kan samlas in från exempelvis när du deltar i kampanjer och evenemang som anordnas av oss.
Vi uppdaterar din information baserat på dina meddelanden och utvecklingen under relationen. Ett meddelande kan också ges av en tredje part, varpå vi strävar efter att säkerställa informationens giltighet.
Vi kan komma att kontrollera giltigheten av personuppgifter om våra bostadshyresgäster från folkbokföringen i samband med att ett hyresavtal ingås. Från samma register kan vi också kontrollera boendeinformationen för våra lägenheter. Vi kan samla in och uppdatera dina personuppgifter också baserat
på information som erhållits från våra samarbetspartners samt myndigheter och företag som tillhandahåller personuppgiftstjänster.
Vi kan samla in och uppdatera kredit- och betalningsinformation samt sanktionslistor från Suomen Asiakastieto Oy eller motsvarande företag som tillhandahåller information om företag och kreditvärdighet.
Information som samlas in för användarhanteringen av våra datasystem, såsom Citycon Portal, får vi från dig eller en representant för ditt företag och våra anställda skapar och hanterar inloggningsinformationen.
Loggningsinformation sparas automatiskt i samband med användning av datasystemet.
UTSLÄPPANDE AV PERSONUPPGIFTER OCH KATEGORIER AV MOTTAGARE AV DATA
Vi kan komma att lämna ut kunduppgifter inom Citycon-koncernens bolag och, där vi har en rättslig skyldighet att göra det, till myndigheter.
Vi kan också komma att överföra uppgifter till våra tjänsteleverantörer, som behandlar uppgifterna för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner (till exempel för att hantera och utveckla kundrelationen eller tjänsterna, uthyrning, avyttring av lägenheter eller affärslokaler, fastighetsförvaltningstjänster, konstruktioner och reparationer och deras tillsyn, säkerhetsrelaterade frågor och kommunikation kring dessa, kompletterande kundinformation, inkasso samt utveckling och underhåll av datasystem och datasäkerhet).
När Citycon avyttrar en tillgång kan informationen om befintliga hyresavtal komma att överföras till köparen av tillgången.
ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER UTANFÖR EU/EES
Personuppgifter kan överföras utanför EU/EES i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och förordningar och med de begränsningar som anges i nämnda lagar och förordningar.
När personuppgifter överförs utanför EU/EES till ett land, som inte garanterar adekvat dataskyddsnivå, kommer vi att använda lämpliga skyddsåtgärder, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler och vid behov tillämpa ytterligare säkerhetsåtgärder, i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar om datasekretess.
RETENTIONS TID
Vi behåller kunddata under hela kundrelationen. Efter att kundförhållandet har avslutats behåller vi uppgifterna så länge som personuppgifterna är nödvändiga för Citycon's verkliga behov och lag- och myndighetskrav Citycon är föremål för eller i avsaknad av tillämpliga myndighetskrav i högst 24 månader.
Vi behåller kunduppgifter om potentiella kunder och hyresgäster så länge som personuppgifterna är nödvändiga för Citycons genuina behov och juridiska och regulatoriska krav Citycon är föremål för eller i frånvaro av tillämpliga regulatoriska krav under maximalt 24 månader.
